Note d’information sur la protection des données pour les clients

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre groupe d’entreprises et à nos produits.

Avec la note d’information sur la protection des données fournie ci-après, KDI (également désignée par « KDI » ou « nous ») met à votre disposition un ensemble d’informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités commerciales générales, et notamment à des fins de prestation de service. Les données à caractère personnel sont toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable (p. ex. vos prénom et nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail).

Nous souhaitons en particulier vous informer ci-après des données à caractère personnel qui seront traitées, des finalités de ces traitements et de vos droits en la matière.

I. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est

KDI
173 – 179 Boulevard Félix Faure
E Tel : 01 48 39 77 77
Email : contactfr@kloeckner.com

II. Traitement de vos données à caractère personnel lorsque vous visitez nos pages web

a) Catégories de données concernées
À chaque consultation de nos pages web, nous traitons les données suivantes :

• données de connexion de l’ordinateur utilisé, notamment l’adresse IP,
• pages web consultées et page à partir de laquelle vous avez accédé à notre site web,
• date et heure de votre visite,
• type et version du navigateur utilisé pour consulter le site et du système d’exploitation,
• volume de données transmises dans le cadre de la connexion.

b) Finalités du traitement, fondement juridique et, le cas échéant, intérêts légitimes
Nous traitons ces données afin de mettre à disposition nos pages web et d’en assurer l’exploitation technique sur la base de l’article 6 (1) b) du RGPD, ainsi que pour identifier et corriger les incidents en vertu de l’article 6 (1) f) du RGPD. Ce faisant, nous poursuivons l’intérêt de permettre une parfaite utilisation.

c) Durée de conservation
Nous effaçons ces données après 30 jours, à moins que nous en ayons exceptionnellement besoin plus longtemps pour les finalités susmentionnées. Dans un tel cas, nous effaçons les données sans délai dès que la finalité n’existe plus.

d) Nécessité de votre participation à la collecte des données / conséquences en cas de refus
Ces données sont automatiquement traitées lorsque vous consultez nos pages web. Sans les fournir, vous ne pourrez pas utiliser nos pages web.

III. Traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités commerciales générales

a) Données et catégories de données concernées
Nous traitons des données à caractère personnel vous concernant dans le cadre de nos activités commerciales générales. Il peut notamment s’agir des données suivantes : civilité, prénom, nom, adresse e-mail professionnelle, date de naissance, raison sociale, adresse professionnelle, forme juridique de la société, adresse de facturation, adresse et informations de livraison, mode de paiement, informations relatives aux cartes de crédit (sous forme abrégée), numéro de téléphone professionnel, numéro fiscal, numéro de client KDI, informations relatives à des prix personnalisés (réductions et conditions consenties), contrats et commandes effectuées (y compris p. ex. le numéro de commande, l’unité de quantité appelée, la référence de l’article, l’unité de quantité souhaitée et la date), correspondance, bordereaux de livraison avec adresse et signature.

b) Finalités du traitement et fondements juridiques
Nous traitons les données susmentionnées dans le cadre de nos activités commerciales générales, notamment afin d’exécuter nos obligations (pré)contractuelles, sur la base de l’article 6 (1) b) du RGPD (pour les données concernant les partenaires contractuels) ou de l’article 6 (1) f) du RGPD (pour les données concernant les interlocuteurs au sein des partenaires contractuels). Dans ce dernier cas, notre intérêt légitime réside dans la possibilité d’entretenir une correspondance avec nos partenaires contractuels. L’exécution de nos obligations (pré)contractuelles comprend l’élaboration et la soumission d’offres, le traitement de la commande, y compris la logistique et la signature à réception des marchandises, le traitement du paiement et la facturation, ainsi que le suivi de base de nos clients, p. ex. un support en cas de questions sur nos produits. Nous utilisons également vos coordonnées pour entretenir notre relation commerciale (p. ex., pour vous contacter dans le cadre d’actions liées à la satisfaction des clients, à la fidélisation des clients ou au suivi après-vente) sur la base de l’article 6 (1) f) du RGPD. Notre intérêt légitime est de suivre et améliorer la relation avec notre clientèle.

Nous collectons et traitons également des données sur la solvabilité de la personne/société concernée, y compris divers éléments permettant d’évaluer cette solvabilité, p. ex. des informations sur les liens de participation et les créances en souffrance ou sur l’exécution de mesures judiciaires. Le fondement juridique de ce traitement est l’article 6 (1) f) du RGPD. Notre intérêt légitime est de déterminer et de réduire les risques de défaillance de solvabilité.

À des fins de refinancement, nous procédons régulièrement à la vente de créances commerciales à une entité ad hoc dans le cadre d’un programme d’ABS (asset-backed securitization). Le refinancement de l’entité ad hoc s’effectue au moyen d’instruments de crédit, dont les créances commerciales constituent la garantie. Dans le cadre du programme d’ABS, nous pouvons transmettre, si nécessaire, vos données à caractère personnel à des destinataires externes (entité ad hoc KDI, prestataires de services, banques et leurs entités ad hoc). Cette procédure se fonde sur notre intérêt légitime au sens de l’article 6 (1) f) du RGPD, qui est la gestion des liquidités.

En vertu de l’article 6 (1) c) du RGPD, nous sommes tenus, sur la base des règlements européens de lutte contre le terrorisme 2580/2001 et 881/2002 et conformément aux réglementations internationales, de vérifier vos coordonnées (raison sociale et adresse de l’entreprise) afin de garantir que les fonds ou autres ressources économiques ne soient pas employés à l’avenir à des fins terroristes. Nous collectons les données directement auprès de vous ou les recueillons, le cas échéant, par l’intermédiaire d’autres systèmes KDI comme notre magasin en ligne.

Nous traitons également vos données à caractère personnel dans le but d’analyser le comportement général de nos clients. Ce traitement vise à comprendre les différences d’un client à l’autre, concernant p. ex. la fréquence et le canal de commande, les quantités commandées, les prix, etc., afin de vous apporter une réponse personnalisée. Il se fonde sur notre intérêt légitime au sens de l’article 6 (1) f) du RGPD, qui consiste à promouvoir les ventes en personnalisant la diffusion de nos offres et le suivi de notre clientèle.

Nous utilisons également les données collectées pour l’envoi de lettres d’information à caractère général (recommandations de produits, informations sur KDI, promotions, sondages, etc.) sur la base de l’article 6 (1) f) du RGPD. Notre intérêt légitime est de promouvoir les ventes par la communication d’informations publicitaires.

Si vous nous avez donné votre consentement pour du marketing direct personnalisé, nous traitons vos données afin de pouvoir vous envoyer des lettres d’information adaptées à votre profil. Ces opérations reposent sur votre consentement en vertu de l’article 6 (1) a) du RGPD. Pour de plus amples informations, veuillez-vous reporter à la section IV c) Informations complémentaires sur le marketing direct personnalisé.

Dans certains cas, nous utilisons également les échanges générés dans le cadre des commandes pour développer nos systèmes numériques, lesquels visent p. ex. à lire les demandes et à y répondre automatiquement grâce à des algorithmes. Ce type de développement (intelligence artificielle, apprentissage automatique) exige généralement un important volume de données connues (p. ex. des anciennes demandes de devis) pour « entraîner » le système. Cette démarche se fonde sur notre intérêt légitime au sens de l’article 6 (1) f) du RGPD, qui consiste à optimiser le système afin d’améliorer le suivi de notre clientèle.

Informations complémentaires pour les utilisateurs du magasin en ligne :
Si vous avez rempli un panier et que vous mettez fin à la procédure de commande en fermant la fenêtre de votre navigateur ou en sauvegardant temporairement votre panier sans passer commande, nous traitons les données de votre panier ainsi que votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail à des fins de marketing direct sur la base de l’article 6 (1) f) du RGPD, afin de pouvoir vous contacter par téléphone ou par e-mail et d’attirer votre attention sur les articles laissés dans le panier ou de vous demander si la commande a été interrompue pour des motifs techniques.

Nous traitons également les données d’utilisation afin d’identifier et de corriger les incidents en vertu de l’article 6 (1) f) du RGPD. Ce faisant, nous poursuivons l’intérêt de permettre une parfaite utilisation.

c) Informations complémentaires sur le marketing direct personnalisé
Afin de vous fournir des informations adaptées à vos centres d’intérêt, les données à caractère personnel mentionnées ci-dessous seront traitées pour constituer des groupes cibles et vous y affecter, sur la base de votre consentement en vertu de l’article 6 (1) a) du RGPD, selon les modalités suivantes :

[1] Données à caractère personnel
Civilité ; nom et prénom ; adresse e-mail ; âge ; situation familiale ; revenu ; profession ; raison sociale, adresse, numéro de client, détermination du secteur d’activité et classification de l’entreprise après analyse selon le point [3] ; fonction et département dans l’entreprise ; solvabilité, comportement de paiement et comportement de l’entreprise face à la concurrence ; date du premier contact avec KDI ; numéro de contact attribué ; langue ; comportement et historique d’achat (en ligne/hors ligne), interlocuteurs chez KDI, services activés et utilisés ; comportement de communication et interaction dans le cadre des actions publicitaires, des demandes, des commandes et de l’utilisation des services, y compris les activités au sein du magasin en ligne, les clics effectués, les pages d’accès, pages source et pages de destination consultées, les adresses IP utilisées, le temps passé sur la page web et le taux de rebond, le nombre de visites, le statut de nouveau client ou de client régulier, le temps moyen de chargement et de visite ; activités et réactions sur les différents canaux marketing ; journaux de la messagerie instantanée et du service clients, historiques de communication, enregistrements et documentation des résultats des conversations téléphoniques et entretiens personnels ; résultats des enquêtes pour étude de marché ; données sur les chargés de clientèle et agences commerciales chez KDI.

[2] Constitution de groupes cibles et affectation des profils
Pour constituer des groupes cibles, nous commençons par définir, dans le cadre de chaque campagne d’e-mailing, différents ensembles de personnes auprès desquels nous allons communiquer sur les promotions, les événements et salons commerciaux, ainsi que les produits et services que nous proposons. Nous procédons ensuite à l’affectation des profils aux groupes cibles. Pour ce faire, nous réalisons une analyse individuelle des données à caractère personnel décrites au point [1] conformément à la procédure expliquée au point [3]. Sur la base de cette analyse, un traitement automatisé décide pour chaque campagne d’e-mailing à quel groupe vous êtes affecté et détermine les promotions, événements, salons commerciaux, produits et services susceptibles de vous intéresser.

[3] Analyse
Lors de l’analyse, nous créons pour vous et votre entreprise un profil qui étudie et évalue les données à caractère personnel décrites au point [1] au regard de votre comportement de client à ce jour et du comportement de votre entreprise. Il est alors possible d’en déduire des affinités pour certains produits, des moments d’achats et d’autres informations utiles relatives au comportement. En intégrant d’autres statistiques et valeurs empiriques, KDI tire des conclusions sur le comportement que vous êtes susceptible de présenter et estime votre affinité pour certaines promotions et certains événements, salons, produits et services.

[4] Droit de retrait du consentement
SI VOUS NOUS AVEZ DONNÉ VOTRE CONSENTEMENT, VOUS POUVEZ LE RETIRER À TOUT MOMENT, DANS SON INTÉGRALITÉ OU POUR CERTAINES FINALITÉS DU TRAITEMENT, AVEC EFFET PROSPECTIF, SANS QUE CELA N’AFFECTE LA LICÉITÉ DU TRAITEMENT EFFECTUÉ AUPARAVANT SUR LA BASE DE VOTRE CONSENTEMENT. Pour retirer votre consentement, vous pouvez p. ex. cliquer sur le lien de désabonnement figurant dans chaque lettre d’information ou définir les paramètres correspondants dans les préférences.

Si vous nous avez donné votre consentement, nous traitons également vos données à caractère personnel afin de démontrer ce consentement sur la base de l’article 6 (1) c) en relation avec l’article 5 (1) a) et (2) et l’article 7 (1) du RGPD.

d) Durée de conservation
Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement (généralement, l’exécution du contrat et le traitement de la commande, y compris les obligations de garantie éventuelles) ou conformément aux obligations légales de conservation en vigueur. Sont notamment applicables des obligations liées au droit fiscal ou commercial prévoyant généralement une conservation pendant 6 à 10 ans. Nous conservons les données d’utilisation du magasin en ligne pendant 14 jours et les effaçons ensuite.

Si vous retirez votre consentement au traitement de données à caractère personnel, nous effacerons les données personnelles vous concernant, à moins que nous ne soyons en droit d’en poursuivre le traitement en vertu d’un autre fondement juridique (notamment des obligations légales, telles que des délais de conservation). Nous effaçons vos données à caractère personnel que nous traitons pour démontrer votre consentement 3 ans après la fin de l’année au cours de laquelle vous avez retiré votre consentement ou au cours de laquelle celui-ci a expiré.

e) Nécessité de votre participation à la collecte des données / conséquences en cas de refus
Sauf indication contraire, la fourniture de données à caractère personnel est nécessaire à la relation commerciale. L’absence des données requises pourra conduire à la non-fourniture du service concerné ou nous mettre dans l’impossibilité de fournir nos services sous la même forme et avec les mêmes qualités.

f) Informations complémentaires sur le portail de contrats et l’aperçu des commandes

[1] Utilisation du portail de contrats

Catégories de données concernées :
Dans le cadre de l’utilisation de notre portail de contrats, nous traitons les données suivantes : numéro de client KDI, adresse e-mail professionnelle, nom d’utilisateur, mot de passe, informations concernant les contrats (p. ex. leur durée, leur nombre, le numéro de commande, l’interlocuteur responsable, l’unité de quantité, l’adresse de livraison, les références des articles, la date).

Finalités du traitement et fondement juridique :
Nous traitons ces données pour la gestion et la mise à disposition du portail de contrats sur la base de l’article 6 (1) b) du RGPD (pour les données concernant les partenaires contractuels) ou de l’article 6 (1) f) du RGPD (pour les données concernant les interlocuteurs au sein des partenaires contractuels).

Durée de conservation :
Nous effaçons vos données à caractère personnel du portail de contrats si vous le souhaitez ou après avoir honoré le contrat et après expiration des obligations de conservation relevant du droit fiscal et commercial.

Nécessité de votre participation à la collecte des données / conséquences en cas de refus :
La fourniture de ces données dans le cadre de l’utilisation du portail de contrats est nécessaire pour l’enregistrement et la gestion des différents éléments. À défaut, vous ne pourrez pas utiliser le portail de contrats.

[2] Utilisation de notre aperçu des commandes

Catégories de données concernées :
Dans le cadre de l’utilisation de notre aperçu des commandes, nous traitons les données suivantes : numéro de client KDI, adresse e-mail professionnelle, nom d’utilisateur, mot de passe, informations concernant vos commandes (p. ex. leur durée, leur nombre, le numéro de commande, l’interlocuteur responsable, l’unité de quantité, l’adresse de livraison, les références des articles, la date).

Finalités du traitement et fondement juridique :
Nous traitons ces données pour la gestion et la mise à disposition de l’aperçu des commandes sur la base de l’article 6 (1) b) du RGPD (pour les données concernant les partenaires contractuels) ou de l’article 6 (1) f) du RGPD (pour les données concernant les interlocuteurs au sein des partenaires contractuels).

Durée de conservation :
Nous effaçons vos données à caractère personnel de l’aperçu des commandes si vous le souhaitez ou après l’exécution de la commande et l’expiration des obligations de conservation relevant du droit fiscal et commercial.

Nécessité de votre participation à la collecte des données / conséquences en cas de refus :
La fourniture de ces données dans le cadre de l’utilisation de l’aperçu des commandes est nécessaire pour la gestion et la mise à disposition du service. À défaut, vous ne pourrez pas utiliser l’aperçu des commandes.

g) Décision individuelle automatisée, y compris le profilage
L’utilisation de notre service ne donne lieu à aucune décision individuelle automatisée, y compris le profilage, au sens de l’article 22 du RGPD.

IV. Utilisation de cookies